পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম স্টেপ বাই স্টেপ গাইড

Salma Mili

১৬ অক্টো, ২০২৫

পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম সম্পর্কে বিষয়ে আপনি কি জানতে আগ্রহী? তাহলে আজকের প্রবন্ধ থেকে জেনে নিন ব্যক্তিগত ও ব্যবসায়িক ইমেইল কি ও একাউন্ট খোলার নিয়ম স্টেপ বাই স্টেপ গাইড লাইন সহ।

আপনারা অনেকেই ব্যক্তিগত কারণে ও ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে ইমেইল খোলার প্রয়োজন হয়। কিন্তু সঠিক গাইডলাইনের অভাবে বুঝতে পারেন না কিভাবে প্রফেশনাল ভাবে ইমেইল একাউন্ট ক্রিয়েট করা যাবে। আজকের প্রবন্ধটি মনোযোগ দিয়ে পড়লে আপনার নিজের ইমেইল একাউন্ট নিজেই কোনরকম ঝামেলা ছাড়া পেশাদারদের মত ক্রিয়েট করতে পারবেন আশা করি। পোস্ট সূচিপত্র:

তাহলে চলুন দেরি না করে আর্টিকেলটি শুরু করা যাক।

পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম

পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম জানা থাকলে যে কেউ সহজেই প্রয়োজনের সময় ইমেইল একাউন্ট তৈরি করতে পারেন। পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল একরকম নয়, পার্সোনাল ইমেল শুধুমাত্র নিজের জন্য এবং business email হলো ব্যবসা সম্পর্কিত কাজ করার জন্য খোলা হয়ে থাকে।

বর্তমান ডিজিটাল যুগে যোগাযোগের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যম হলো ইমেইল। পার্সোনাল ইমেইল সাধারণত ব্যক্তিগত যোগাযোগ, সোশ্যাল মিডিয়া লগইন, বা অনলাইন ফর্ম পূরণের জন্য ব্যবহৃত হয়। অন্যদিকে বিজনেস ইমেইল মূলত ব্যবসায়িক এবং অফিসিয়াল নথিপত্র আদান-প্রদানে ব্যবহৃত হয়। তবে পার্সোনাল হোক বা বিজনেস email, আপনার যদি পরিপূর্ণ ধারণা না থাকে তাহলে সঠিকভাবে ইমেইল একাউন্ট তৈরি করতে পারবেন না। তাই এই সম্পর্কে জানাটা অত্যন্ত জরুরী।

আপনি যদি পারসোনাল ইমেইল খুলতে চান তাহলে প্রথমে যেকোনো জনপ্রিয় ইমেইল সার্ভিস যেমনঃ Gmail, Yahoo, Outlook বা ProtonMail এ যেতে হবে। তারপর উদাহরণস্বরূপ Gmail-এ যেতে www.gmail.com খুলে Create Account বাটনে ক্লিক করতে হবে। এরপর কাজ হবে আপনার নাম, জন্মতারিখ, ইউজারনেম এবং একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড দিতে হবে। এভাবে আপনার পার্সোনাল ইমেইল একাউন্ট ক্রিয়েট করা শেষ হবে।

আরো পড়ুন: ১৫ টি প্রয়োজনীয় মোবাইল কোড নাম্বার, সকল মোবাইল সিমের কোড নাম্বার

আপনি যদি আপনার বিজনেসের জন্য বিজনেস ইমেইল খুলতে চান তাহলে আপনার কোম্পানির একটি নাম প্রয়োজন হবে। কারণ সাধারণত কোম্পানির নিজস্ব ডোমেইনের নামে বিজনেস ইমেইল খোলা হয়। এটি খুলতে প্রথমে আপনাকে একটি ডোমেইন ও হোস্টিং কিনতে হবে। এরপর Google Workspace, Zoho Mail, বা Microsoft 365 এর মতো সার্ভিস ব্যবহার করে ব্যবসায়িক ইমেইল সেটআপ করতে হবে।

একটি কথা মাথায় রাখতে হবে, ইমেইল ব্যবহারের সময় সবসময় পাসওয়ার্ড গোপন রাখতে হবে। এছাড়া সন্দেহজনক যে কোনো লিংকে ক্লিক করা যাবে না এবং অপ্রয়োজনীয় স্প্যাম ইমেইল খুলে না দেখাই ভালো। আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ কথা, বিজনেস ইমেইলে লেখার সময় পেশাদার ভাষা ব্যবহার করা উচিত এবং প্রতিটি মেইলের বিষয় স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা জরুরি। অর্থাৎ যে বিষয়টি নিয়ে আপনি ইমেইল করছেন তা স্পষ্টভাবে লিখতে হবে।

যদিও পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলা খুব সহজ, কিন্তু সঠিকভাবে ব্যবহার করাই আসল দক্ষতা। একটি ইমেইল শুধু যোগাযোগের মাধ্যম নয়, বরং আপনার ব্যক্তিত্ব ও ব্যবসায়ের প্রতিচ্ছবি। তাই সুশৃঙ্খলভাবে ইমেইল পরিচালনা করলে ব্যক্তিগত ও ব্যবসায়িক জীবনে সাফল্য অর্জন করা সহজ হয়ে যায়। আশা করি বিষয়টি বুঝাতে পেরেছি।

পার্সোনাল ইমেইল কি

পার্সোনাল ইমেইল হলো এমন একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট যা ব্যক্তিগত যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করা হয়। এটি মূলতঃ ব্যক্তিগত বার্তা, বন্ধুবান্ধবের সঙ্গে যোগাযোগ, অনলাইন সেবা গ্রহণ, বা সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টের সঙ্গে সংযুক্ত থাকার জন্য ব্যবহার করা হয়।

সাধারণত পার্সোনাল email ধরনের ইমেইল ব্যবসায়িক বা অফিসিয়াল ইমেইলের থেকে আলাদা হয়ে থাকে। বিজনেস বা অফিসিয়াল ইমেইল সাধারণত কোনো প্রতিষ্ঠানের ডোমেইন নাম দিয়ে ক্রিয়েট করা হয়, যেমন name@company.com। কিন্তু পার্সোনাল ইমেইল বিনামূল্যে পাওয়া যায় এবং ফ্রিতে ইমেইল খোলা যায়।

আপনি যখন পার্সোনাল ইমেইল খুলবেন তখন আপনি নানা ধরনের সুবিধা ভোগ করতে পারবেন। যেমনঃপার্সোনাল ইমেইল দিয়ে সহজে যেকোনো ওয়েবসাইটে সাইন আপ করতে পারবেন। তাছাড়া নিজের ব্যক্তিগত যে কোনো ডকুমেন্ট, ছবি, বা বার্তা নিরাপদভাবে এখানে সংরক্ষণ করতে পারবেন। এছাড়া যেকোনো ধরনের বিভিন্ন অনলাইন সাবস্ক্রিপশন সহ আপনি চাইলে আপনার ব্যাংকিং নোটিফিকেশন ইমেইলের মাধ্যমে পেতে পারেন।

তবে পার্সোনাল ইমেইল ব্যবহারের সময় কিছু সতর্কতা অবলম্বন করা আপনার নিরাপত্তার জন্য জরুরি। এই ধরনের কিছু সাবধানতা হলো- কোন অচেনা লিঙ্কে ক্লিক করা (যে লিংক সম্পর্কে আপনি পুরোপুরি অবগত নন), যেকোনো ধরনের স্প্যাম মেইল খোলা থেকে বিরত থাকা। এছাড়া নিজের পাসওয়ার্ড নিজে সংরক্ষিত রাখা অর্থাৎ অন্যকে না দেওয়া। কারণ এসবের মাধ্যমে হ্যাকাররা আপনার ব্যক্তিগত তথ্য চুরি করতে পারে বা এমনকি ইমেইল হ্যাক করতে পারে, যা ভবিষ্যতে আপনার ক্ষতির কারণ হতে পারে।

ডিজিটাল যুগে সবাই চায় নিজের একটি পার্সোনাল ইমেইল রাখতে। এটি শুধু বন্ধুবান্ধব বা আত্মীয়দের সঙ্গে যোগাযোগের মাধ্যম নয়, বরং অনলাইন দুনিয়ায় নিজের পরিচয় ও তথ্য ব্যবস্থাপনার অন্যতম উপায়। তাই সঠিক উপায়ে ও গোপনীয়তা মেনে পার্সোনাল ইমেইল ব্যবহার করে আপনিও হতে পারেন ডিজিটাল যুগের অন্যতম অংশীদার।

বিজনেস ইমেইল কি

বিজনেস ইমেইল হলো এমন একটি ইমেইল ঠিকানা যা কোনো প্রতিষ্ঠান, কোম্পানি বা ব্যবসায়িক কাজে ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত কোম্পানির নিজস্ব ডোমেইন নামের সাথে তৈরি করা হয়। পার্সোনাল email যেখানে ব্যক্তিগত যোগাযোগ রক্ষায় ব্যবহার করা হয় সেখানে বিজনেস ইমেইল কোন প্রতিষ্ঠান বা কোম্পানির পেশাদারিত্বের যোগাযোগ রক্ষার জন্য তৈরি করা হয়। তাই বলা যায়, বিজনেস ইমেইল হল কোন ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের জন্য ব্যবহৃত উন্নত যোগাযোগ মাধ্যম.

বিজনেস ইমেইলের মূল উদ্দেশ্য হলো ব্যবসার অভ্যন্তরীণ ও বাইরের যোগাযোগকে আরও সহজ, সুরক্ষিত ও প্রফেশনাল করা। একটি প্রতিষ্ঠানের গ্রাহক, পার্টনার বা কর্মচারীদের সঙ্গে যোগাযোগ করার ক্ষেত্রে বিজনেস ইমেইল প্রতিষ্ঠানটির বিশ্বাসযোগ্যতা বৃদ্ধি করে

বিজনেস ইমেইলের মাধ্যমে মার্কেটিং, কাস্টমার সার্ভিস, ইনভয়েস পাঠানো, অর্ডার নিশ্চিত করা ইত্যাদি গুরুত্বপূর্ণ কাজ সম্পন্ন করা হয়। অনেক প্রতিষ্ঠান ইমেইল মার্কেটিংয়ের মাধ্যমে তাদের পণ্য ও সেবার প্রচারণা চালায়। এই ইমেইলগুলো সাধারণত স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হয়।

বিজনেস ইমেইল ব্যবহারের অন্যতম সুবিধা হলো নিরাপত্তা ও ডেটা প্রটেকশন। কোম্পানিগুলো সাধারণত তাদের ইমেইল সার্ভার বা প্রফেশনাল ইমেইল সার্ভিস ব্যবহার করে, যেখানে স্প্যাম ফিল্টার, ডেটা এনক্রিপশন ও ব্যাকআপ সিস্টেম থাকে। ফলে সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষিত থাকে।

বর্তমান ডিজিটাল যুগে একটি প্রফেশনাল বিজনেস ইমেইল ছাড়া ব্যবসার অস্তিত্বই অসম্পূর্ণ বলা যায়। এটি শুধু যোগাযোগের মাধ্যম নয়, বরং ব্যবসা প্রতিষ্ঠানকে লোকজনের কাছে বিশ্বাসযোগ্য ও মানসম্মত করে তুলতে সহায়তা করে, এর ফলে ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের ব্র্যান্ড ভ্যালু বৃদ্ধির প্রক্রিয়া ত্বরান্বিত হয়। তাই প্রতিটি নতুন ব্যবসায়িক উদ্যোক্তার উচিত নিজের ডোমেইন নাম একটি বিজনেস ইমেইল তৈরি করা।

ফ্রি ইমেইল একাউন্ট তৈরি

ইমেইল এখন ডিজিটাল যুগে অনলাইন জীবনের মৌলিক চাবিকাঠি। ফ্রি ইমেইল একাউন্ট তৈরি করা সহজ এবং মাত্র কয়েক মিনিটে করা যায়। প্রথম প্যারায় আমি সংক্ষেপে বলব কেন ইমেইল দরকার: ব্যক্তিগত বা প্রাতিষ্ঠানিক কাজের যোগাযোগ, যেকোনো ধরনের অনলাইন সেবা রেজিস্ট্রেশন এর জন্য, ব্যাংকিং সেবা আদান-প্রদান বা সামাজিক ভাবে প্রোফাইল সমৃদ্ধি সহ প্রায় সবক্ষেত্রে ইমেইল এর প্রয়োজন।

আপনি ইমেইল খুলতে চাইলে Gmail, Outlook বা Yahoo মত জনপ্রিয় সেবা থেকে যে কোনো একটি বেছে নিয়ে সেখানে খুলতে পারেন। আর এই সকল ওয়েবসাইট থেকে ইমেইল খোলা একদম ফ্রি. আপনার পছন্দ অনুযায়ী যেকোনো একটি ব্রাউজারে গিয়ে সেখানে Create account বাটনে ক্লিক করুন। নাম, পছন্দের ইউজারনেম (যেমন: Fiona123) ও একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড দিন।

বেশিরভাগ ওয়েবসাইট মোবাইল নম্বর বা আরেকটি ইমেইল দিয়ে ভেরিফাই চায় সেটি দিয়ে OTP দিয়ে ভেরিফাই করুন। Two-factor authentication চালু রাখলে নিরাপত্তা বাড়ে, যা আপনি সেটিংসে গিয়ে সহজে করে নিতে পারেন. এছাড়া বাড়তি নিরাপত্তার জন্য SMS বা অটেনটিকেটর অ্যাপ সেট চালু রাখতে পারেন.

আরো পড়ুন: ফেসবুক ভিডিও ডাউনলোড অ্যাপস/ওয়েবসাইট সেরা 15টি

প্রথম লগইন করলে ইনবক্স, স্প্যাম, সিন্ডার বলার নিয়ম দেখুন। প্রোফাইল ছবিসহ সঠিক নাম সেট করুন, এতে প্রফেশনাল ভাবে যোগাযোগের সুবিধা পাবেন। প্রয়োজনে আপনার ইমেইল গুলি গুছিয়ে রাখার জন্য লেবেল ফোল্ডার, স্টার বা আর্কাইভ ব্যবহার করুন। অপ্রয়োজনীয় নিউজলেটার হলে সেইসব থেকে আনসাবস্ক্রাইব করে নিন।

ইমেইল ব্যবহারের ক্ষেত্রে কিছু সতর্কতা অবলম্বন জরুরী. যেমন: কখনোও আপনার ইমেইল পাসওয়ার্ড কারো সাথেশেয়ার করবেন না, সন্দেহজনক লিঙ্কে ক্লিক করা থেকে বিরত থাকুন এবং কখনো পাবলিক ওয়াই-ফাইতে লগইন করার প্রয়োজন হলে বাড়তি সাবধানতা অবলম্বন করুন। প্রয়োজন হলে পাসওয়ার্ড ম্যানেজার ব্যবহার করে শক্ত পাসওয়ার্ড সংরক্ষণ করুন। একবার সেটআপ করলে আপনি সহজেই অনলাইন সেবা পেতে থাকবেন।

বাংলায় ইমেইল তৈরি করার নিয়ম

পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম এর মধ্যে অনেকগুলো নিয়ম আছে যার মধ্যে একটি হলো বাংলায় ইমেইল খোলার নিয়ম। সেজন্য বাংলায় ইমেইল কিভাবে খুলতে হয় তা আমাদের জানা উচিত। এটি খোলার প্রক্রিয়া গুলো কি কি তা ভালোভাবে জানতে হবে।

পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল বাংলায় তৈরি করার নিয়ম গুলো নিচে ধাপে ধাপে জেনে নিন:

ইমেইল খোলার জন্য প্রথমে আপনার ইন্টারনেট যুক্ত ডিভাইস মোবাইল বা কম্পিউটার প্রস্তুত করুন।

এজন্য আপনার একটি বৈধ মোবাইল নম্বর ও বিকল্প ইমেইল ঠিকানা তৈরি রাখুন।

আপনার ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ এর ব্রাউজারে Gmail বা Outlook বা Yahoo যে কোন একটি ওয়েবসাইট খুলুন।

এরপর Create Account বা অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন এখানে ক্লিক করুন।

আপনার আসল নামের নাম প্রথম ও শেষ নাম লিখুন।

আপনার পছন্দসই একটি ইউনিক ইউজারনেম দিন, যা আপনার মূল ইমেল অ্যাড্রেস এ থাকবে

একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড তৈরি করে তা নিশ্চিত করুন।

এখানে আপনার জন্ম তারিখ ও লিঙ্গসহ প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন।

এই পর্যায়ে মোবাইল নম্বরে পাঠানো কোড দিয়ে যাচাইকরণ করুন।

আপনি চাইলে আপনার ইমেইল এড্রেসের প্রোফাইল ছবি ও প্রোফাইল তথ্য পরে যোগ করতে পারেন।

আপনার ক্রিয়েট করা ইমেইল এখন ইমেইল পাঠানোর জন্য প্রস্তুত. এজন্য প্রথমে ইমেইল লিখতে Compose এ ক্লিক করুন, To ও Subject পূরণ করুন।

আপনার ইমেইলে প্রয়োজন হলে ফাইল বা ছবি সংযুক্ত করতে Attach ব্যবহার করুন।

আপনার একই ইমেইল যদি বিভিন্ন প্রাপকের নিকট পাঠানোর প্রয়োজন হয় তাহলে BCC ( Blind Carbon Copy) অপশন ব্যবহার করে একাধিক প্রাপকের জন্য ঠিকানা দিন।

আপনার ইমেইলটি খসড়া (Draft) সেভ করুন যাতে প্রয়োজন হলে পরবর্তীতে প্রয়োজনীয় সম্পাদনা করতে পারেন।

আপনার ইমেইলের সুরক্ষা নিশ্চিত করতে Two Factor Verification চালু করতে পারেন।

আপনার ইমেইল লেখার কাজ ও পাঠানো শেষ হলে ব্যবহার শেষে ইমেইল এড্রেসটি লগআউট করুন এবং পাসওয়ার্ড নিয়মিত পরিবর্তন করুন, এতে বাড়তি সুরক্ষা নিশ্চিত হবে.

ইমেইলে সিকিউরিটি টিপস

বর্তমান ডিজিটাল যুগে ইমেইল শুধু যোগাযোগের মাধ্যম নয়, এটি ব্যবসা, শিক্ষা, অফিসিয়াল কাজ ও ব্যক্তিগত তথ্য আদান-প্রদানের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ উপায়। কিন্তু অনলাইনে হ্যাকারদের সক্রিয়তা বেড়ে যাওয়ায় ইমেইল অ্যাকাউন্ট নিরাপদ রাখা অত্যন্ত জরুরি হয়ে পড়েছে।

ইমেইল সিকিউরিটির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপ হলো শক্তিশালী পাসওয়ার্ড তৈরি করা। পাসওয়ার্ডে বড় হাতের ও ছোট হাতের অক্ষর, সংখ্যা এবং বিশেষ চিহ্ন (যেমন @, #, $ এর মত) ব্যবহার করুন। কখনও নিজের নাম, জন্মতারিখ বা সহজ অনুমেয় তথ্য ব্যবহার করবেন না।

টু-ফ্যাক্টর অথেন্টিকেশন ইমেইল সিকিউরিটিতে অতিরিক্ত স্তর যোগ করে। এটি চালু থাকলে কেউ আপনার পাসওয়ার্ড পেলেও সরাসরি লগইন করতে পারবে না, কারণ লগইনের সময় ফোন বা ইমেইলে একটি কোড পাঠানো হয় যা যাচাই করতে হয়।

অনেক সময় হ্যাকাররা ফিশিং ইমেইল পাঠিয়ে ব্যবহারকারীদের প্রতারণার ফাঁদে ফেলে। এসব ইমেইলে সাধারণত আকর্ষণীয় অফার, ব্যাংক ভেরিফিকেশন বা পুরস্কারের কথা বলা হয় এবং ক্লিক করতে উৎসাহিত করা হয়। এ বিষয়ে সাবধান থাকুন

পাবলিক ওয়াই-ফাই নেটওয়ার্কে হ্যাকারদের পক্ষে তথ্য চুরি করা সহজ। তাই ক্যাফে, পার্ক বা রেলস্টেশনের ফ্রি ওয়াই-ফাই ব্যবহার করে ইমেইলে লগইন করা ঝুঁকিপূর্ণ। যদি জরুরি কারণে ব্যবহার করতে হয়, তাহলে ভার্চুয়াল প্রাইভেট নেটওয়ার্ক ব্যবহার করতে পারেন।

ইমেইল লগইন ও সাইনআপ করার প্রক্রিয়া

বর্তমান ডিজিটাল যুগে ইমেইল বা ইলেকট্রনিক মেইল আমাদের দৈনন্দিন জীবনের অপরিহার্য একটি অংশ। অনলাইন যোগাযোগ, চাকরির আবেদন, সামাজিক মাধ্যম কিংবা বিভিন্ন অ্যাপ ব্যবহার সবকিছুর জন্যই একটি ইমেইল একাউন্ট প্রয়োজন।

ইমেইল সাইনআপ করার জন্য প্রথমে আপনাকে একটি ইমেইল সেবা প্রদানকারী নির্বাচন করতে হবে যেমন Gmail, Yahoo, Outlook বা ProtonMail। তারপর সংশ্লিষ্ট ওয়েবসাইটে গিয়ে Create Account বা Sign Up অপশনে ক্লিক করতে হয়।

আরো পড়ুন: ব্লগার সাইটে কাস্টম 404 পেজ তৈরি করার পদ্ধতি

একবার ইমেইল একাউন্ট তৈরি হয়ে গেলে আপনি সহজেই লগইন করতে পারবেন। লগইন করার জন্য শুধু www.gmail.com অথবা অন্য সাইটের নাম এ গিয়ে Sign In বোতামে ক্লিক করতে হবে। এরপর আপনার ইমেইল ঠিকানা ও পাসওয়ার্ড লিখে Next বাটনে চাপ দিন।

লগইন করার সময় পাসওয়ার্ড ভুলে গেলে Forgot Password অপশনে ক্লিক করে পুনরায় সেট করা যায়। এজন্য মোবাইল নাম্বার বা বিকল্প ইমেইলে একটি কোড পাঠানো হয়, যা দিয়ে নতুন পাসওয়ার্ড নির্ধারণ করতে হয়। নিরাপত্তার জন্য নিয়মিত পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করা এবং দ্বি-স্তরীয় চালু রাখা ভালো।

সাইনআপ ও লগইন প্রক্রিয়া খুবই সহজ এবং নিরাপদ। তবে নিজের ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষিত রাখতে সর্বদা সচেতন থাকা জরুরি। ইমেইল একাউন্ট শুধু যোগাযোগের মাধ্যম নয়, বরং এটি আপনার অনলাইন পরিচয়ের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।

ইমেইলে ঠিকানা তৈরীর উপায়

ইমেইল হলো Electronic Mail এর সংক্ষিপ্ত রূপ, যা ইন্টারনেটের মাধ্যমে চিঠি বা বার্তা পাঠানোর একটি আধুনিক পদ্ধতি। বর্তমানে অফিস, চাকরির আবেদন, অনলাইন অ্যাকাউন্ট খোলা, ব্যাংকিং, কিংবা ব্যবসায়িক যোগাযোগ সবক্ষেত্রেই একটি ইমেইল ঠিকানা অপরিহার্য।

ইমেইল ঠিকানা তৈরি করতে আপনার একটি স্মার্টফোন বা কম্পিউটার, স্থিতিশীল ইন্টারনেট সংযোগ এবং একটি বৈধ মোবাইল নম্বর প্রয়োজন হবে। মোবাইল নম্বরটি প্রয়োজন হয় আপনার একাউন্ট যাচাই বা নিরাপত্তার জন্য। এছাড়াও একটি সহজে মনে রাখার মতো ইউজারনেম বেছে নেওয়া ভালো।

ইমেইল তৈরি হওয়ার পর আপনি Compose বাটনে ক্লিক করে যেকোনো বার্তা লিখে অন্য ইমেইল ঠিকানায় পাঠাতে পারেন। পাশাপাশি Inbox থেকে প্রাপ্ত বার্তা পড়া যায়। ইমেইল থেকে সংযুক্তি Attachment হিসেবে ছবি, ফাইল বা ডকুমেন্টও পাঠানো যায়।

ইমেইল ব্যবহারের সময় নিরাপত্তার দিকে বিশেষ খেয়াল রাখতে হবে। পাসওয়ার্ড কখনও অন্য কাউকে জানানো উচিত নয় এবং নিয়মিত তা পরিবর্তন করা ভালো। অপরিচিত লিংকে ক্লিক করা বা সন্দেহজনক মেইল খোলা থেকে বিরত থাকুন।

কোম্পানির নামে ইমেইল খোলার নিয়ম

প্রতিষ্ঠানের পেশাদার ভাব বজায় রাখতে কোম্পানির নিজস্ব ইমেইল ঠিকানা থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। যেমন info@yourcompany.com বা contact@businessname.com এর মতো ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করলে তা গ্রাহক ও ব্যবসায়িক অংশীদারদের কাছে প্রতিষ্ঠানের প্রতি আস্থা ও তৈরি করে।

কোম্পানির নামে ইমেইল তৈরি করতে প্রথমেই একটি নিজস্ব ডোমেইন নাম কিনতে হয়। যেমন yourcompany.com, yourbrand.net ইত্যাদি। ডোমেইন কেনা যায় GoDaddy, Namecheap, Hostinger বা Google Domains-এর মতো জনপ্রিয় সাইট থেকে।

ডোমেইন কেনার পর দরকার একটি ভালো ইমেইল হোস্টিং সার্ভিস। সবচেয়ে জনপ্রিয় কিছু সার্ভিস হলো Google Workspace ,Gmail Business, Zoho Mail, এবং cPanel হোস্টিং। এই সার্ভিসগুলোর মাধ্যমে আপনি আপনার ডোমেইন নাম ব্যবহার করে ইমেইল তৈরি করতে পারবেন

আপনার নির্বাচিত সার্ভিসে একটি অ্যাকাউন্ট খুলুন। আপনার ডোমেইনটি সেখানে ভেরিফাই করুন DNS সেটিংসে প্রয়োজনীয় রেকর্ড যুক্ত করে। Create User অপশন থেকে কোম্পানির কর্মচারীদের জন্য পৃথক ইমেইল তৈরি করুন। তৈরি করা ইমেইলগুলো Gmail বা Outlook-এর মাধ্যমে ব্যবহার করা যাবে।

কোম্পানির ইমেইল ব্যবহারের সময় গোপনীয়তা ও নিরাপত্তা রক্ষা করা খুবই জরুরি। শক্তিশালী পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা, দুই ধাপের ভেরিফিকেশন চালু রাখা এবং নিয়মিত ব্যাকআপ রাখা উচিত। আপনার কোম্পানির কোনো কর্মচারী চাকরি ছাড়লে তার ইমেইল অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা বা ইমেইলে তার প্রবেশ নিয়ন্ত্রণ পরিবর্তন করা আবশ্যক।

পরিশেষে

প্রিয় পাঠক, পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম সম্পর্কে জেনেছেন. ইমেইল এমন একটি ডকুমেন্ট যা আমাদের দৈনন্দিন জীবনে পার্সোনাল কাজে ও বিজনেস কাজে হোক বা অন্য কাজেই হোক খুবই জরুরী একটি বিষয়। তাই পার্সোনাল ও বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত আমরা জানলাম আজকের এই আর্টিকেলটির মাধ্যমে।

পার্সোনাল বিজনেস যেমন অনেক গুরুত্বপূর্ণ ঠিক তেমনি চাকরির ক্ষেত্রে এবং ব্যবসার ক্ষেত্রে বিজনেস ইমেইল অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ। যা আমরা জেনেছি এই আর্টিকেলটিতে। তাই নিয়মিত এরকম আরো পোস্ট পেতে passiondrivefiona.com ওয়েবসাইটটি ভিজিট করুন।